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¿Cómo diseñar un evento virtual exitoso con Asta13 ? ¡Aprende ahora!

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Los eventos virtuales con transmisión en streaming se han convertido en la forma más popular de llevar a cabo actividades en la actualidad: conciertos, conferencias, congresos o incluso bodas han contado con la productora en Murcia Asta13. De este modo, los participantes han hecho llegar a su público una señal de audio y vídeo profesional para que puedan seguir el acto igual o mejor que de manera presencial.< Pero diseñar un evento virtual no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana.

No, al menos, si se quiere hacer bien. Porque lo que ofrecen productoras como Asta13 no es una señal de cámara fija, sino una completa producción audiovisual que necesita de un plan de trabajo previo y una preproducción.

Son muchas las cosas que intervienen en un evento híbrido o virtual de calidad. La herramienta broadcast de nuestra productora audiovisual en Murcia está diseñada para generar una emisión más cercana a lo que entendemos como televisión que a las videoconferencias de cámara fija en el portátil. Puedes ver algunas de las características del broadcast profesional aquí.

El trabajo en Asta13 comienza cuando un cliente llega a nuestra oficina con el interés de celebrar un evento con transmisión en streaming. En este punto, hay que llevar a cabo un prediseño del evento, de manera que tanto el cliente como la productora Asta13 sepamos a qué nos enfrentamos.

A la hora de diseñar un evento virtual hay que preguntarse, en primer lugar, qué tipo de actividad es: ¿Se trata de un evento virtual donde no va a existir sede física o de un evento híbrido en el que habrá ponentes en un auditorio y otros que participarán desde sus casas o despachos? ¿Se utilizarán webcams de los dispositivos de los ponentes o por el contrario habrá que contar con las cámaras de nuestra productora audiovisual en Murcia? ¿Habrá vídeos, presentaciones u otro material de recurso?

Las respuestas a esas preguntas permiten comenzar a diseñar el evento virtual. Saber qué recursos tendrá que poner Asta13 es necesario para elaborar el presupuesto. También para prever el despliegue de técnicos y equipo que habrá que hacer en la fecha del acto.

Plantear la escaleta

Como indicamos en nuestro artículo sobre la realización en directo, el broadcast de Asta13 es lo más parecido a crear un programa de televisión con los eventos que se transmiten por el Streaming. Esto quiere decir que nada puede quedar a la improvisación. Y también que muchas de las partes del trabajo que realizamos se toman del trabajo en televisión. Asta13 cuenta con varios años de experiencia en televisión, por lo que integramos el uso de escaletas y otros recursos de la tele.

La escaleta es una especie de guión técnico que indica a todos los participantes en la emisión streaming qué va a ocurrir en cada momento. De este modo, se puede anteceder la entrada de vídeos, la apertura y cierre de micros, preparar las videollamadas… El objetivo es que todo ocurra de un modo fluido y que no se produzcan estos incómodos cortes propios de los eventos virtuales no profesionales.

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Diseños y creación del entorno

Como explicamos a nuestros clientes, el broadcast de Asta13 no consiste solo en integrar la emisión de distintas cámaras. Nuestro objetivo es que el usuario que recibe la señal de streaming participe en un entorno virtual completo. Y que la experiencia de inmersión sea lo más satisfactoria posible.

Por eso, generamos espacios de comunicación virtual acordes a los distintos tipos de actividades que llevamos a cabo. En los congresos, por ejemplo, se suelen generar formatos que imitan el escenario de un salón de actos. Cuando realizamos programas virtuales, apostamos por formatos con mayor personalidad. En el caso de la comunicación institucional, siempre se trata de formatos más serios y minimalistas…

Todo esto se genera en colaboración con los organizadores del evento, que son quienes verdaderamente deben decidir cómo quieran que sea su conferencia virtual. Lo que les transmitimos en las reuniones previas es la capacidad de Asta13 para adaptar cualquier idea que tengan al entorno virtual.

Pruebas con los participantes

Aunque el broadcast de Asta13 puede tener control sobre la calidad y velocidad de subida de las emisiones, hay muchas variables que influyen en que un evento híbrido o virtual sea todo un éxito o francamente mejorable.

Por ello, en días previos a cualquier evento llevamos cabo todas las pruebas posibles. Si el evento es híbrido, montamos y analizamos cámaras y mesas de sonido en el espacio físico. Además, contactamos con los ponentes o participantes que entrarán al entorno de comunicación virtual: comprobamos su conexión, valoramos su calidad de imagen, la luz, el sonido… Todo para que el día del acto se lleve a cabo sin ningún problema.

Estos testeos de imagen y sonido son imprescindibles para que cumplir con los criterios mínimos de calidad que tiene cualquiera de nuestros eventos.

Preparar la 'infraestructura'

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Al diseñar el evento virtual debemos preguntarnos más cosas: ¿El público podrá hacer preguntas? ¿Cómo se va a emitir el streaming? ¿Habrá una web específica?

Las necesidades de las distintas empresas u organismos organizadores de los eventos son diferentes. Por ello disponemos de un amplísimo catálogo de posibilidades que se pueden llevar a cabo. La infraestructura digital

será la sustituta de lo que en los eventos virtuales han sido los acomodadores, el servicio de azafatos, etc.: consiste en procurar que el público se sienta cómodo y disfrute bien de todo lo que ocurre en el evento virtual.

Posproducción

Una vez realizado el evento virtual, el trabajo de Asta13 no ha terminado. Y es que una de las virtudes de los eventos online es que estos quedan registrados. Así, ese material de vídeo puede convertirse en resúmenes, materiales para redes sociales o vídeos institucionales.

Trabajamos esta última fase de los eventos híbridos con los clientes para servirles todo aquello que deseen una vez finalizado en acto, en el menor tiempo posible y que esto pueda ser utilizado por las empresas u organizaciones.

Algunos extras para diseñar un evento virtual

Nuestra experiencia en la realización de eventos híbridos y eventos virtuales permite que podamos ofrecer algunos extras a los clientes.

Asta13 puede prestar asesoramiento a la hora de crear los guiones de los eventos. Además, dispone de profesionales capacitados para dirigir mesas redondas, presentar y conducir eventos, etc.

Es posible también incluir la traducción simultánea de este tipo de eventos. Así, si hay un ponente extranjero, tanto él como los espectadores escucharán el acto en su lengua materna.

Por último, la productora de streaming en Murcia Asta13 dispone de unos espacios idealmente preparados para la celebración de este tipo de actos: platós, aulas virtuales y demás instalaciones están a disposición de las empresas organizadoras.

Diseñar un evento virtual con Asta13 es hacerlo con una empresa profesional, especialmente capacitada y actualizada con las últimas tecnologías streaming y broadcast.